Algemene voorwaarden: wat moet erin staan en hoe gebruik je ze?

De wet definieert algemene voorwaarden als volgt: “één of meer bedingen die zijn opgesteld teneinde in een aantal overeenkomsten te worden opgenomen, met uitzondering van bedingen die de kern van prestaties aangeven, voor zover deze laatstgenoemde bedingen duidelijk en begrijpelijk zijn geformuleerd.”. Kernprestaties van een overeenkomst zoals de te verrichten werkzaamheden of te leveren producten of diensten en de prijs die daarvoor moet worden betaald, vallen dus niet onder het wettelijk begrip algemene voorwaarden.

Telkens terugkerende standaard afspraken over bijvoorbeeld betalingstermijnen, hoe bevrijdend betaald kan worden, beperking van aansprakelijkheid en toepasselijk recht en wie bevoegd is om over geschillen te oordelen, zijn typische onderwerpen die thuis horen in algemene voorwaarden. Algemene voorwaarden zijn de spreekwoordelijke kleine lettertjes van een contract. Algemene voorwaarden worden gebruikt om afspraken van algemene aard die regelmatig worden gebruikt vast te leggen. Het grote voordeel van algemene voorwaarden is, dat u als ondernemer – de gebruiker van de algemene voorwaarden – niet telkens met iedere wederpartij (uw klanten!) opnieuw hoeft te onderhandelen over bijkomende afspraken. Met vastlegging van de inhoud van de overeenkomst kan dan worden volstaan met vastlegging van kernbedingen, mits van de toepasselijkheid van de algemene voorwaarden blijkt en overigens aan de wettelijke vereisten is voldaan.

 

Deel van de overeenkomst

Algemene voorwaarden dienen deel uit te maken van de overeenkomst en dat betekent dat algemene voorwaarden voorafgaand of uiterlijk bij het sluiten van de overeenkomst aan de wederpartij van de gebruiker van de algemene voorwaarden bekend moeten zijn. Het heeft dus geen enkele zin om algemene voorwaarden achterop een factuur af te drukken. Die factuur ontvangt de wederpartij doorgaans nadat de overeenkomst is uitgevoerd. De wederpartij van de gebruiker van de algemene voorwaarden heeft in dat geval pas kennis kunnen nemen van de inhoud van de algemene voorwaarden na afloop van de overeenkomst.

 

Wettelijke bescherming

De wet stelt een aantal strikte eisen aan het gebruik van algemene voorwaarden. De wederpartij van de gebruiker van algemene voorwaarden geniet wettelijke bescherming, zeker wanneer die wederpartij een consument of kleine onderneming is. Het spreekt voor zich dat indien aan één van die wettelijke eisen niet is voldaan, de kans groot is dat een beroep op één of meerdere bepalingen uit de algemene voorwaarden niet slaagt. Het is zelfs mogelijk dat de algemene voorwaarden volledig buiten beschouwing worden gelaten. Dat kan verstrekkende gevolgen hebben. Denk bijvoorbeeld aan aansprakelijkheidsbeperkingen in uw algemene voorwaarden, die om wat voor reden dan ook niet van toepassing zijn. Uw aansprakelijkheid is dan niet beperkt in tijd of geld en in beginsel grenzeloos. Daarnaast is het van groot belang dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn verklaard op de te sluiten overeenkomst en dat de contractuele wederpartij kennis heeft kunnen nemen van de inhoud van de algemene voorwaarden.

 

Van toepassing

Dit betekent dat op elke “corps business”-overeenkomst die u als ondernemer sluit uw algemene voorwaarden uitdrukkelijk van toepassing moeten zijn verklaard. De gebruiker van de algemene voorwaarden zal aan zijn aanstaande contractuele wederpartij de algemene voorwaarden ter hand moeten hebben gesteld. Daaronder wordt soms ook verstaan verzending per post of e-mail. Indien de wederpartij een consument is kan in ieder geval niet worden volstaan met verwijzing naar algemene voorwaarden die te vinden zijn op bijvoorbeeld een website of die op eerste verzoek zullen worden toegezonden. Stuur dus tenminste altijd een exemplaar van de algemene voorwaarden op voorhand, dus vóórdat de overeenkomst wordt gesloten, mee naar de wederpartij. Dat kan per post, maar ook per e-mail. Doe dit in een zo vroeg mogelijk stadium. Bijvoorbeeld ook al wanneer u wordt gevraagd om een offerte uit te brengen. Het is van belang dat u achteraf kunt bewijzen dat u aan de wettelijke vereisten voor toepasselijkheid van de algemene voorwaarden heeft voldaan. Het is dus verstandig om de wederpartij bijvoorbeeld te laten tekenen voor ontvangst van de algemene voorwaarden of schriftelijk te laten bevestigen dat de wederpartij de algemene voorwaarden heeft ontvangen. Depot van algemene voorwaarden bij de Kamer van Koophandel of Griffie van de Rechtbank met verwijzing daarnaar op uw briefpapier is ook niet voldoende. Wanneer de wederpartij een onderneming is met eigen algemene voorwaarden kan achteraf discussie ontstaan over welke algemene voorwaarden op de overeenkomst van toepassing zijn. Sluit contractueel toepasselijkheid van andere algemene voorwaarden dan uw eigen algemene voorwaarden altijd uit. Liever een discussie achteraf, dan dat u sowieso aan het kortste eind trekt, omdat niet uw voorwaarden maar die van de wederpartij van toepassing zijn.

 

De inhoud van algemene voorwaarden

Voor wat betreft de inhoud van uw algemene voorwaarden doet u er verstandig aan om regelmatig te controleren of de algemene voorwaarden die u hanteert nog aansluiten bij uw bedrijfsvoering en bedrijfsprocessen. Vaak wordt gebruik gemaakt van standaard algemene voorwaarden van bijvoorbeeld brancheorganisaties die niet helemaal of niet meer passen bij uw bedrijfsvoering. Als uw onderneming door de jaren aanzienlijk is gegroeid of andere producten of diensten is gaan leveren, kan het nodig zijn uw algemene voorwaarden mee te laten veranderen. Algemene voorwaarden dienen het zaken doen voor de gebruiker makkelijker te maken. Helaas kom ik in mijn praktijk nog vaak genoeg algemene voorwaarden tegen die niet aansluiten bij de bedrijfsprocessen van de gebruiker of nietige of vernietigbare bedingen bevatten. Nog veel vaker kom ik situaties tegen waarin algemene voorwaarden gewoonweg niet van toepassing zijn, omdat de wederpartij niet op voorhand van die voorwaarden kennis heeft genomen of heeft kunnen nemen.

 

Een vak apart

Het opstellen en beoordelen van algemene voorwaarden is een vak apart. Om het maximale rendement uit uw algemene voorwaarden te halen is het dus van belang dat die algemene voorwaarden aansluiten op uw bedrijfsvoering en bedrijfsprocessen, aan alle wettelijke eisen voldoen en op de juiste wijze van toepassing worden verklaard. Ik adviseer u hierover graag en stel desgewenst samen met u nieuwe op maat gemaakte algemene voorwaarden op of beoordeel uw bestaande algemene voorwaarden. Ik geef u daarbij nuttige tips over hoe u uw algemene voorwaarden binnen uw onderneming het beste kunt gebruiken ….. en ik stuur u op voorhand de door mijn kantoor gehanteerde algemene voorwaarden.

Dit artikel verscheen eerder in het tijdschrift De Hippische Ondernemer

Gerelateerde blog posts

Comments
Wibe Reddingius
Wibe Reddingius

Wibe Reddingius is advocaat en partner bij Langelaar Klinkhamer Advocaten. Hij specialiseert zich op het gebied van het ondernemingsrecht, contractenrecht en (internationaal) handelsrecht. Daarnaast is Wibe specialist op het gebied van het hippisch recht en is hij als zodanig advocaat van bekende ruiters en amazones, fokkers, handelaren en hippische brancheorganisaties. Vragen naar aanleiding van deze blog post? Neem contact op met Wibe door te mailen naar reddingius@langelaarklinkhamer.com.

Nederlands