Waarom je nooit moet vergeten meerwerk schriftelijk vast te leggen

Hoe belangrijk het is om alles schriftelijk vast te leggen kwam ik laatst weer tegen in een zaak waarin ik een “door de wol geverfde” leverancier van elektronische installaties aan boord van schepen bijstond.

Werkzaamheden op basis van offerte

In deze zaak leverde onze cliënt een digitaal alarm- en monitoringssysteem aan boord van een superjacht. Hiervoor had de leverancier een offerte opgesteld aan de hand van een kopie set tekeningen van de bestaande installaties aan boord, die zij van de eigenares van het superjacht had ontvangen. Gezien de leeftijd van het superjacht diende het nieuwe systeem aangepast te worden aan de bestaande analoge infrastructuur van het schip. In deze offerte werd het aantal werkdagen geschat op 15. De eigenares van het jacht accepteerde de offerte, waarna de leverancier begon met de werkzaamheden.

 

Meer werkdagen door meerwerk

Helaas ondervond de leverancier tijdens de werkzaamheden steeds meer problemen, die hoofdzakelijk werden veroorzaakt doordat door de eigenares van het jacht zelfstandig wijzigingen aan de bestaande infrastructuur waren verricht. De geoffreerde 15 werkdagen werden hierdoor ruim overschreden.

Twee maanden na aanvang van de werkzaamheden overhandigde de eigenares van het superjacht een tweede – recentere – set tekeningen aan de leverancier van de elektronische installaties. Wat bleek: er waren grote verschillen tussen de eerste set en de tweede set tekeningen. Dit bracht veel meerwerk met zich mee, dat niet in de offerte was meegenomen. Hierdoor verdubbelde uiteindelijk het aantal werkdagen.
Maar uiteindelijk lukte het de leverancier met veel extra tijd en moeite om een werkend alarm- en monitoringssysteem af te leveren zoals dit was overeengekomen.

 

Opdrachtgever weigert te betalen

De eigenares van het superjacht was echter niet tevreden en betaalde de facturen van de leverancier niet. Sterker nog: zij vorderde terugbetaling van het als voorschot door haar betaalde bedrag, op grond van dwaling en/of toerekenbare tekortkoming en/of non-conformiteit. Zij onderbouwde haar claim door middel van twee rapporten opgesteld door Amerikaanse experts. Voor de expertises was de leverancier echter nooit uitgenodigd. Ook liet zij de door de leverancier geïnstalleerde apparatuur verwijderen om vervolgens de leverancier te sommeren de betreffende apparatuur terug te nemen.

Hierop stelden wij namens de leverancier een tegenvordering in tot betaling van de openstaande facturen, ook met betrekking tot het meerwerk. Gezien het feit dat eigenares van het jacht gevestigd was op de Cayman Eilanden adviseerde ik mijn cliënte om een garantie af te dwingen. Die garantie is uiteindelijk na dreiging met een beslag op het jacht afgegeven.

 

Getuigenverhoren bij gebrek aan schriftelijk bewijs

In de procedure die volgde bepaalde de rechtbank dat de leverancier diende te bewijzen dat het meerwerk met de eigenares van het superjacht was overeengekomen. Helaas was het meerwerk niet schriftelijk bevestigd. Hierdoor moesten tal van getuigen worden gehoord, waaronder een aantal uit Amerika. Aangezien zij hiervoor naar Rotterdam moesten reizen werd dit een kostbare aangelegenheid. Maar op basis van deze getuigenverhoren oordeelde de rechtbank uiteindelijk wel dat de leverancier geslaagd was in het bewijs. De vorderingen van de eigenares van het superjacht werden afgewezen en de tegenvorderingen van de leverancier werden toegewezen.

 

De moraal van dit verhaal

Uiteindelijk dus eind goed, al goed. Toch had het een hoop tijd, geld en moeite gescheeld als een en ander zwart-op-wit had gestaan. In dat geval waren de getuigenverhoren – en wellicht de gehele procedure – niet nodig geweest.

Let bij het verrichten van werkzaamheden daarom altijd op het volgende:

  • leg in een offerte alle wederzijdse verwachtingen goed schriftelijk vast, ook wanneer er sprake is van (aanvankelijk) vriendschappelijke verhoudingen.
  • indien er sprake is van meerwerk, stuur hier dan een aparte offerte voor. Zorg bij voorkeur voor een schriftelijk akkoord van de opdrachtgever en/of laat de opdrachtgever voor de juistheid van het geoffreerde meerwerk tekenen.

Het schriftelijk vastleggen van gemaakte afspraken voorkomt een mogelijk geschil. En voorkomen is natuurlijk altijd beter dan genezen!

Gerelateerde blog posts

Comments
Fred Langelaar
Fred Langelaar

Fred Langelaar is advocaat en partner bij Langelaar Klinkhamer Advocaten. Hij is gespecialiseerd op het gebied van het binnenvaartrecht, zeerecht, wegvervoerrecht en de (inter)nationale incasso van vorderingen. Ook treedt hij regelmatig op als arbiter/bindend adviseur, met name in aanvaringszaken op binnenwateren. Vragen naar aanleiding van deze blog post? Neem contact op met Fred door te mailen naar langelaar@langelaarklinkhamer.com.

Nederlands